Zo snel mogelijk, rechtmatig mensen binnenhalen

Paul Klinkenbijl is manager HR en Inkoop. ‘HR in crisistijd is heerlijk simpel. Er is namelijk maar één doel en dat is zo snel mogelijk, rechtmatig mensen binnenhalen en zorgen dat ze aan het werk gaan.’

Paul is sinds februari 2022 bij landelijke coronabestrijdingsorganistie. ‘Alles ging in een pressure cooker. Zaken waar je normaal een half jaar voor nodig hebt, deden wij in een week. We moesten bijvoorbeeld als organisatie een aantal kernwaarden voor onszelf formuleren. Dat zijn normaal processen waar veel tijd in gaat zitten. Maar binnen twee keer drie kwartier hadden we dat met de medewerkersraad neergezet. Een helder antwoord op de vragen ‘Wie zijn wij, welke woorden passen daarbij’. Dat tegeltje bij de voordeur: we wisten precies wat erop moest komen te staan. Want we hebben dat doorleeft.’

Dwingende spoed was de oplossing

‘Toen ik binnenkwam was er weinig overzicht: veel contracten waren verlopen of bijna op de einddatum. Dus je gaat eerst inventariseren, de Excel-sheets verzamelen. Om contracten rechtmatig te regelen, moet je je houden aan de aanbestedingswet. Maar in een crisis is daar geen tijd voor: je hebt nu mensen nodig. Met de uitzonderingsmaatregel ‘dwingende spoed’ konden we medewerkers in het begin van de crisis binnenhalen zonder aanbesteding. Maar dat houdt een keer op en dan moet je volgens de reguliere route aanbesteden.’

Op zoek naar zelfstarters

‘Daarna zijn wij ons ook bezig gaan houden met de optimalisatie van het inhuurproces. Het sollicitatieproces was in de crisis verkort tot een gesprek van een kwartier. Dan moet je een snelle inschatting van iemand kunnen maken. Je bent op zoek naar zelfstarters. Kandidaten moeten tegen de stress kunnen en door kunnen blijven gaan. Iedereen staat onder druk dus iemand moet niet in een tegenslag of teleurstelling blijven hangen. Het gaat erom dat je meekan in het ritme. In een crisisorganisatie draait het niet om wat je kan. Het draait om hoe je bent.’

Beetje op elkaar letten

Die werkdruk, die adrenaline, heeft ook een keerzijde. Hoe voorkom je dat mensen omvallen en in een burn out belanden? Paul: ‘Dat is vanaf het begin heel goed opgepakt in de programmalijnen zelf. Bij diverse teams waren er managers die daar bovenop zaten. Soms was er op cruciale functies een dubbele bezetting. Zo kon iemand even een paar dagen op adem komen als dat nodig was. Maar de teams maakten het ook leuk met elkaar. Dat je wat over jezelf vertelde in de dagstart en je ook persoonlijke verhalen kwijt kon. Online borrels waar veel gelachen werd. Iedereen lette ook op elkaar. Blijf je nog een beetje gezond? Trek je het nog?’

Exit adrenaline-infuus

Het adrenaline-infuus is er medio 2023 wel af. ‘Ik heb lang moeite gehad om weer gewoon echt vrij te zijn, had iedere dag die laptop open. Het heeft even geduurd voordat ik weer wist wat ik met m’n vrije tijd moest doen. Nu kan ik wat meer loslaten en afstand nemen. Van origine ben ik politicoloog en afgestudeerd op crisisbesluitvorming. Dat wat ik twintig jaar geleden in mijn scriptie schreef zag ik de afgelopen jaren gewoon voor m’n ogen gebeuren. Heel bijzonder. Ik zat te denken om een artikel schrijven over crisisbesluitvorming, hoe dat werkt in uitvoeringsorganisatie. Tja, misschien moet ik de wetenschap weer in…’

Snel een beeld vormen van onze boodschap

Laetitia Gruwel is woordvoerder, gespecialiseerd in crisiscommunicatie. Haar sollicitatie bij de landelijke coronabestrijdingsorganisatie zal ze niet snel vergeten.

‘Ik weet het nog goed. Donderdagavond 31 januari 2021 word ik gebeld door een ex-collega. Het was een uur of acht denk ik. Ze hadden een ervaren woordvoerder nodig die André Rouvoet kon begeleiden in perscontacten en communicatie. En er was snel ondersteuning en advies nodig bij een aantal issues. Die opdracht leek geknipt voor mij. De grootste crisis in jaren, bij de organisatie die dit bestrijdt. Ik dacht: ‘Dit wil ik niet missen!’’

Eerste klik

Laetitia ging direct aan de slag en zat de hele avond aan de telefoon. Ze werd inhoudelijk bijgepraat over de belangrijkste issues. Ze sprak met Chantal Theunissen van Public Affairs die een klemmend beroep op haar deed en met Nicolette Rigter, de programmadirecteur. ‘Maar het gesprek met André was het belangrijkst. Die eerste klik moest er zijn, want je gaat intensief met elkaar samenwerken. De volgende dag zouden we samen de media te woord staan. Om 8 uur moest ik er staan.’

Superhectisch

‘Om middernacht had ik de opdracht’, zegt Laetitia. ‘Daarna moest ik me razendsnel gaan voorbereiden om een beeld te vormen van de boodschap en de stappen die we moesten zetten. Ik heb ik de hele nacht gelezen. En om 8 uur ging het aan. André had twee televisie-interviews met RTL en NOS. ‘s Avonds zat hij bij Nieuwsuur en tussendoor had hij nog een telefonisch interview met De Telegraaf. Superhectisch!’

Het gebeurde allemaal in een oogwenk

Laetitia blikt terug: ‘Binnen twaalf uur van eerste telefoontje tot goed voorbereid aan de slag. Het was niet ideaal, maar ja, zo werkt dat in een crisis!’

Grip krijgen op het wervingsproces

Waar halen we al die professionals vandaan? Dat was de vraag waar Iman Nouse mee op pad werd gestuurd. ‘Ik heb best wat ervaring met het managen van aanbestedingen en tenders, maar hier was serieus werk aan de winkel.’

Iman stapte in als projectleider inhuur. Zijn eerste reflex: mensen zoeken. ‘Tegelijkertijd ben ik gaan kijken naar het proces en de rechtmatigheid ervan. De procedure was nogal omslachtig en niet efficiënt. Met de tsunami aan vacatures die eraan zat te komen was het niet werkbaar voor het HR- team en bedrijfsvoering. Toen ik begon was er geen inkoop, geen legal en geen contractmanagement. Dat maakte de verantwoording achteraf ook nog eens lastig.’

Financiering

Een andere complicatie was de financiering. Budget werd iedere keer voor drie maanden toegekend. Een aanbesteding in de markt zetten, dat ging niet binnen die drie maanden en was dus geen optie. Iman: ‘We kozen voor een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). Het was eigenlijk de enige optie om zoveel mogelijk leveranciers een kans te geven personeel te leveren.’

Gaan met die banaan

Iman knutselde een voorstel in elkaar met een offerte van partijen die snel konden schakelen. ‘Ik gaf die presentatie op mijn verjaardag’, weet hij nog. ‘Ik was behoorlijk nerveus kan ik je vertellen. Enorm klamme handjes. Maar het ging goed. De volgende dag werd ik gebeld: ‘Je hebt akkoord. Het geld is beschikbaar.’ Dus ik kon gaan met die banaan.’

Net op tijd

DAS werd geïmplementeerd. Alle leveranciers in het systeem zagen dezelfde vacatures met functieprofiel, dezelfde voorwaarden en uurtarieven. Daarop kon een kandidaat worden ingediend. Ook de beoordeling van kandidaten vond plaats via een vast proces. Iman: ‘Dat was het moment waarop we grip kregen op het hele wervingsproces. En het was echt nét op tijd. Daarna gingen er honderden vacatures door het systeem.’

One man army

‘Ik heb veel geleerd’, blikt Iman terug. ‘De implementatie van het DAS had ik nog nooit gedaan. Het is denk ik de grootste opdracht die ik ooit heb gehad, qua omvang en complexiteit. Ook met crisismanagement had ik nooit iets te maken gehad. Maar dat ligt mij blijkbaar goed. In het begin was ik echt een ‘one man army’. Daarna heb ik de processen zo platgeslagen dat ik een heel leger van projectsecretarissen kon inschakelen die zelfstandig de procedures konden doorlopen. Dat gaf mij lucht. Daar was ik ook wel aan toe na een zeer intensieve periode. Het gaf ook ruimte om aan de slag te gaan met de HR-processen en deze verder te optimaliseren.’

Bouwen aan een team ICT-specialisten

Han van der Lek is projectleider en drijvende kracht achter de opbouw van Team Monitoring en COVID-19 Informatieadvies. Een team specialisten met een bepaalde mentaliteit. ‘Meteen meedraaien.’

Het team levert data aan afnemers als RIVM en VWS en ontwikkelt dashboards waarop deze data worden gevisualiseerd. Het zijn taken waarvoor specialistische kennis en hoogopgeleide mensen nodig zijn. Maar in de vijver van specialisten – programmamanagers, informatiemanagers, data-analisten – wordt veel gevist. Han: ‘Met hulp van de HR-afdeling van GGD GHOR Nederland zijn we op zoek gegaan. We hebben helder geformuleerd welke functie-eisen we belangrijk vinden. Geen junior kandidaten bijvoorbeeld. Mensen moeten hier meteen meedraaien en zelfstandig werken. Er was geen tijd voor ontwikkeling, opleiding of begeleiding. Verder wilden we mensen die fulltime beschikbaar waren, hier op kantoor. Geen 9-tot-5-mentaliteit; als het nodig is, doorwerken tot het probleem is opgelost.’

Binnen een kwartier: wel of niet geschikt

Op basis van deze criteria zijn de gesprekken met kandidaten gevoerd. Een kwartier per gesprek. Han: ‘Dat lijkt heel kort, maar je merkt snel of iemand geschikt is of niet. Soms bleek in de praktijk dat de match er toch niet was. Dan namen we afscheid. Daar moet je dan ook niet moeilijk over doen.’

Bijdragen aan het oplossen van de coronacrisis

Voor veel kandidaten is de maatschappelijke relevantie van het werk een doorslaggevende factor. Han: ‘Als ICT-er lever je een bijdrage aan het oplossen van de coronacrisis. Onze data komen ’s avonds terug in het journaal. Deze baan is een ‘once-in-a-lifetime’-ervaring.’

Onder druk presteren

En waren meer argumenten om kandidaten over te halen. Han: ‘We gaven ze ook mee wat het oplevert. Werkervaring bij de landelijke coronabestrijdingsorganisatie is een plus op je cv. Het betekent dat je het echt kan: onder druk presteren binnen een groot project met impact.’

Teamopzet gelukt

Han is tevreden over het team zoals het nu staat. ‘We hebben gemotiveerde medewerkers die bereid zijn door te gaan tot het probleem is opgelost. En ze staan klaar voor elkaar als dat nodig is. Volgens mij is die teamopzet aardig gelukt.’